Praca zdalna – co musi zapewnić pracodawca?

Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw przewiduje wprowadzenie przepisów w zakresie pracy zdalnej. 

Jaką pracę określamy mianem pracy zdalnej?

Zdefiniowana zostanie jako praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Nowelizacja ustanowi również przepisy regulujące obowiązki pracodawcy wobec pracownika pracującego zdalnie, między innymi w zakresie kosztów pracy zdalnej, w szczególności dotyczących materiałów, urządzeń i narzędzi pracy oraz eksploatacji i ich serwisu, ponadto kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych, a także w zakresie szkoleń i pomocy technicznej. Uregulowane zostaną kwestie związane z ekwiwalentem pieniężnym, czy w formie ryczałtu, czy pokrycie kosztów, a może wypłata ekwiwalentu? 

Pokrycie kosztów, wypłata ekwiwalentu czy ryczałt?

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu będą brane pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Istotnym jest zapis, iż pokrycie kosztów, wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Będzie miał jednak prawo skontrolowania pracownika pracującego zdalnie w miejscu wykonywania przez niego pracy w godzinach jego pracy. Kontrola ta będzie obejmować wykonywanie pracy zdalnej, w tym zasad BHP oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych.

Procedury w zakresie ochrony danych osobowych

Na pracodawcy spoczywać będzie obowiązek określenia i wdrożenia procedur związanych z ochroną danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej, a także zapewnienia szkoleń i instruktażu w tym zakresie. Pracownik natomiast obowiązany będzie do zapoznania się z wszelkimi przepisami obowiązującymi u pracodawcy i do przestrzegania, co oświadczy w odpowiednim dokumencie. 

Obowiązek równego traktowania 

Pracodawca zobowiązany będzie traktować pracownika pracującego zdalnie tak samo jak pozostałych, zarówno w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania, szkoleń mających na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Istotnym jest również to, iż pracodawca będzie zobowiązany umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.